Tettere samhold og effektivt samarbeid med Workplace for Würth
I januar 2020 implementerte Würth Norge Workplace from Meta. Så kom pandemien, og en god digital kommunikasjonsplattform ble viktigere enn noensinne.
Åse Helene Rogne-Hansen
29. november 2021
Verktøys-, utstyrs- og kompetanseleverandøren Würth Norge har nærmere 700 ansatte som er spredt på kontorer, lagre, butikker og på veien i hele landet. Å sørge for at alle er oppdatert på viktig informasjon var en utfordring i seg selv. Å bygge samhold i tråd med slagordet «Ett Würth», var desto vanskeligere.
I januar 2020 bidro Cloudworks til å få et nytt verktøy på plass i bedriften: Workplace from Meta. Bare et par måneder senere var koronapandemien et faktum, og Würths ansatte ble enda mer spredt enn de allerede var – og enda mer avhengige av god informasjonsflyt og en følelse av samhold.
Vi hadde ekstremt flaks med timingen. Pandemien var jo kroneksempelet på hvorfor god kommunikasjon er viktig. I løpet av kort tid gikk andelen av de ansatte som var inne på Workplace opp fra omtrent 30 prosent til mer eller mindre 100 prosent.
Effektiv kunnskapsdeling og samarbeid
Fordi Workplace har et brukergrensesnitt som er svært likt Meta, ble den nye plattformen lett å ta i bruk for de fleste. I tillegg til hovedkanalen hvor ledelsen legger ut felles informasjon, har både avdelinger og regioner sine egne grupper.
Det finnes også egne grupper for diverse kunnskapsdeling som for produktinformasjon. Disse fungerer som en kunnskapsbank, der det deles produktnyheter, funksjonalitet, samt tips og triks. I tillegg kan for eksempel selgere som er ute hos kunder legge ut spørsmål og raskt få svar fra kollegaer.
Med Workplace får jeg raskere svar hvis jeg lurer på noe, fordi mange med god kompetanse kan svare samtidig – uten at jeg på forhånd må vite akkurat hvem som kan vite noe om det.
Enklere informasjonsflyt
Før Workplace var kommunikasjonen i stor grad enveis: På mail, i sjeldne fysiske møter, ved oppslag på intranettet, eller med bedriftens månedlige internmagasin «Würth å vite». For de som jobber på lageret har det vært enda litt mer tungvint for der bruker de nemlig ikke jobb-mail.
Før korona hadde de månedlige lagermøter for å få ut felles informasjon. Dersom noe måtte informeres om mellom møtene, var det bare én ting å gjøre: ta roperten fatt for å samle troppene. Det er lite tvil om at den nye plattformen har gjort kommunikasjonen både hyppigere og mer lettvint.
Jeg tror vi er mange som får med oss mye mer av hva som skjer nå enn før. Det er kort, enkelt, tydelig og veldig greit å få informasjonen på Workplace. Dessuten er det enkelt å bruke, også for de som ikke har så mye teknologisk erfaring fra før.
Tor Egil Martinsen, Lager- og distribusjonssjef
Ledelsen kommer nærmere
For ledelsens del har det vært uvurderlig å få en plattform hvor kommunikasjonen ikke bare kan nå alle, men den kan også gå begge veier.
Med den nye plattformen har ledelsen blant annet begynt å legge ut korte, månedlige videosnutter, hvor de oppdaterer om resultater og nyheter. I tillegg forsøker de å være aktive og synlige på plattformen generelt, og deltar i kommentarfelt og samtaler.
Medarbeiderundersøkelser er klare i talen på at det har vært effektivt for å bedre kommunikasjonen. De ansatte føler ledelsen har kommet nærmere, og at det er lettere å holde seg oppdatert på hva som skjer.
Workplace har utviklet seg til å bli et fantastisk verktøy, og den viktigste kommunikasjonskanalen vår. Informerte medarbeidere er bedre medarbeidere, og dette har økt effektiviteten hos oss.
Styrket samhold
Med så mange mennesker og avdelinger spredt for alle vinder, er det ikke nødvendigvis enkelt å få alle til å føle at de er en del av samme organisasjon. Det er lang vei fra butikken i Tromsø til hovedkontoret utenfor Oslo, og det kan føles som to forskjellige verdener for lagerarbeideren og salgskonsulenten.
Med mer felles deling av nyheter, gladsaker, oppdateringer og kunnskap på tvers av avdelingene, er det enklere for alle å føle at man jobber sammen. Det er enklere å lære om hva de andre holder på med og forstå hvordan det hele henger sammen – og ikke minst å kunne bli kjent og «småprate» digitalt på tvers av geografi og arbeidsområde.
Würth har også et eget gruppeområde som heter «tant og fjas». Her kan de ansatte koble av og ha uformelle samtaler, og dele humor og hyggelige ting som ikke er jobbrelatert.
For de butikkene og områdene som er lengst unna hovedkontoret er det enklere å føle nærhet og få mer tilknytning til hverandre med Workplace. Det blir på et mer personlig plan enn med mail. Man føler seg rett og slett mer inkludert i hverdagen.
Marius Hamborg, Regionsjef butikk
Rask implementering
Würth har valgt å integrere Workplace med personalsystemet, slik at det automatisk hentes inn navn, tittel, epost, nærmeste leder og diverse annen viktig informasjon. I Workplace kan de ansatte finne rett person ved å benytte organisasjonskartet i verktøyet, og se hvem som har hvilke roller.
Integrasjonen betyr også at når en ansatt starter, så trenger det ikke å bli opprettet en bruker manuelt. Informasjonen blir automatisk overført fra personalsystemet til Workplace. Brukerkonto opprettes og aktiveres på startdato, med brukernavn og passord koblet til bedriftens "Single Sign-On" system.
Implementeringen gikk veldig raskt da vi først hadde fått avklart sikkerhets- og personvernshensynene som måtte tas. Vi har lent oss veldig på Cloudworks, spesielt i begynnelsen, og har fått raske svar og god hjelp.
Kristian Horne, Digital markedsfører
