Hopp til innhold
Andreas shows Knowledge Library on mobile

All informasjon samlet på ett sted med Workplace og Knowledge Library

Funksjonen Knowledge Library i Workplace from Facebook er et sted for bedriftens nøkkelressurser. Her kan statisk informasjonen som personalhåndbok og rutiner, opprettes og lagres. Innholdet er lett tilgjengelig og kan deles av alle ansatte både på mobil og desktop. Dermed tilrettelegger Workplace for at all informasjon kan samles på ett sted. Enkelt og tidsbesparende.

Andreas Faltin

Workplace from Facebook er et verktøy der alle ansatte kan samarbeide og kommunisere med hverandre på tvers av bedriften. Med funksjonen Knowledge Library lansert tidligere i år, tilrettelegger plattformen for å kunne samle all informasjon på ett sted.

Konwledge Library er integrert i Workplace uten ekstra kostnader og er designet for å skape en god brukeropplevelse på alle enheter. Funksjonens landingsside veileder ansatte mot informasjonen de har tilgang til. De kan søke etter innhold, dele det og kommentere i gruppeposter.

'Get

Hvordan komme i gang

Hvis du er admin for Workplace i din bedrift, kan du opprette og redigere innhold i Knowledge Library.

Hvor

  • Du finner Knowledge Library i Utforsk-menyen under nyhetsfeeden.

Struktur

  • Start med å lage nyttige toppnivåkategorier for å sikre at de ansatte enkelt finner informasjonen.
  • Hver kategori kan inneholde informasjon og/eller underkategorier for å lage en god struktur.

Innhold

  • Design er minimert for å oppnå god lesbarhet og brukervennlighet på alle enheter, inkludert mobile enheter.
  • Opprett og rediger innhold med det brukervennlige redigeringsprogrammet, enten fra grunnen av eller ved hjelp av en mal.
  • Regideringsprogrammet inkluderer rik redigering, opplasting av filer og bilder/videoer, i tillegg til linking og innebygging av videoer.

Publisere

  • Alle opprettede kategorier og utkast er bare synlige for administratorer med mindre de er publisert. Dette sikrer at du kan gjøre endringer uten at noen merker det.
  • Når du publiserer, kan du bestemme hvem som kan se hver kategori basert på avdeling, stillingstittel eller sted, spesifikke grupper eller alle i organisasjonen.
  • Akkurat som i standard gruppeinnstillinger på Workplace, vil alle som har tilgang til kategorien motta et varsel når noe blir publisert.
  • En underkategori kan bare publiseres hvis hovedkategorien også er publisert.

Inspirasjon til gode brukssområder

Når du starter med Knowledge Library, er det fornuftig å begynne med informasjonen alle trenger regelmessig. Vi har sett noen gode eksempler på innhold, og her er noen av våre favoritter:

  • Personalhåndbok
    Enkel tilgang til informasjon om rettigheter og plikter
  • Ansattfordeler
    Oversikt over alle fordeler for de ansatte
  • Markedsføringsmateriell
    Ett sted for alt materiale for markedsføring og maler
  • Vårt selskap
    Informasjon om selskapet, avdelingspresentasjoner, produktene og selskapsprosessene
  • Rutiner og prosesser
    En oversikt over alle rutiner og prosesser organisert per forretningsenhet eller funksjon
  • Tjenestebibliotek
    Presentasjon av bedriftens offisielle tjenester og applikasjoner og hvordan du ber om tilgang
  • Informasjon om Covid-19
    Kortfattet, pålitelig og nøyaktig informasjon om hvordan organisasjonen jobber med Covid-19

Overføre SharePoint til Knowledge Library

SharePoint er et kraftig verktøy for å bygge et formelt og strukturert intranett for dine ansatte. Knowledge Library er ikke ment eller designet for å erstatte SharePoint i sin helhet, eller være den eneste løsningen for lagring av statisk innhold. Imidlertid mangler SharePoint muligheten til å bygge et fellesskap, noe som er selve kjernen i Workplace.

Ansatte som ikke har jobb-PC eller jobber på delt datamaskin, blir ofte utelatt eller har problemer med å få tilgang til innhold til separate applikasjoner. Det er her Knowledge Library kommer inn.

Med Knowledge Library kan du flytte statisk innhold som er til nytte for alle i organisasjonen til verktøyet alle har tilgang til.

Når du flytter innhold fra andre systemer som Sharepoint eller andre CMS, er det viktig å tenke på:

  • Hvilke deler av innholdet som er påkrevd
  • Hvordan strukturere det
  • Og i noen tilfeller hvordan du skal restrukturere informasjonen

Innhold skal være tilgjengelig for de riktige ansatte, ha lett forståelige navn og strukturen skal gjøre det enkelt å finne frem. I de fleste tilfeller er det fornuftig å fjerne historisk innhold, og inkluderer bare den nyeste og viktigste informasjonen.

I en overgangsperiode kan innholdet som er flyttet over, fortsatt være tilgjengelig i begge systemene. En definert sluttdato for kilden bør kommuniseres, og fra det tidspunktet bør det enten fjernes eller tilgangen bør begrenses. Det er imidlertid viktig å gjøre det klart for alle ansatte at Knowledge Library på Workplace from Facebook vil være det eneste som er oppdatert i denne perioden.

Ønsker du en demo?

Hvis du ønsker en gjennomgang for hvordan Knowledge Library kan fungere for organisasjonen din, kan du kontakte oss her, så finner vi tid for en gratis demo og konsultasjon.

Del artikkel:

Scroll til toppen