Slik sikret Simployer en vellykket lansering av Workplace

Simployer-gruppen

Simployer-gruppen er et ledende teknologi- og kompetanseselskap innen HR og økonomi. Deres mål er å bistå sine kunder med å skape gode arbeidsplasser og legge til rette for at organisasjoner presterer bedre. Simployer står blant annet bak Simployer HRM system. De har rundt 250 ansatte, og er lokalisert i Sarpsborg, Kristiansund, Gøteborg, Stockholm og Gdansk.

Cornelia Bjørke-Hill er kommunikasjonssjef i Simployer-gruppen, og var initiativtaker for å implementere Workplace from Meta i organisasjonen. Cloudworks ble valgt som partner for å sikre en god teknisk og organisatorisk implementering. Sammen med prosjektgruppen og Cornelia som en sterk pådriver internt i organisasjonen, ble lanseringen av Workplace from Meta en suksess.

Gode tilbakemeldinger fra organisasjonen i sin helhet gjennom hele prosessen, og en adopsjonsrate på hele 97%, kommer dog ikke av seg selv. Det krever dyktige samarbeidspartnere, mye planlegging, hardt arbeid og en stor porsjon entusiasme i tillegg til godt humør!

Workplace post av en entusiastisk Cornelia Bjørke-Hill med kollega Knut Arild Vold. Den rødefpilen peker mot administrerende direktør Thorfinn Hansen som holder sin første live sending via Workplace from Meta.

Single-Sign On fra Okta ble løsningen

Simployer-gruppen hadde mange tekniske hindringer da de var midt i å slå sammen tre selskaper på tidspunktet for implementeringen av Workplace from Meta. Det betydde mye kommunikasjon og oppfølging mellom land, avdelinger og selskaper. Arbeidet med å fusjonere de tre selskapene inn i samme Active Directory, ble presset hardt frem av Workplace prosjektgruppen da de ikke var villige til å implementere Workplace from Meta uten Single Sign-On (SSO). Dette fordi en god brukeropplevelse er avgjørende ved innføring av en ny tjeneste, og en SSO-løsning sikrer en brukervennlig autentisering. Siden en prosess med å fusjonere selskapenes tre Active Directory både er omfattende og tidkrevende, var anbefalingen til Cloudworks å integrere Workplace med Okta sin SSO-løsning. Simployer valgte å gå for anbefalingen, og Cloudworks integrerte deretter de tre domenene inn i Okta.

Kommunikasjon var nøkkelen

Cornelia forteller at de hadde som mål at implementasjonen skulle bli den beste som noen gang hadde blitt gjennomført i Simployer. Kommunikasjon var nøkkelen for å få det til.

Fra hver lokasjon, land og avdeling ble det valgt rundt 50 ansatte som skulle fungere som ambassadører for Workplace from Meta. De ble opplært til å kunne verktøyet ekstra godt i forkant av lanseringen, og skulle være en positiv forsterkning internt for å sørge for at verktøyet ble godt mottatt. Grunnen til at Simployer valgte så mange, var for å sikre at alle hadde noen de kjente personlig for at det skulle bli enklere å kunne stille eventuelle spørsmål. Cloudworks gjennomførte opplæringen for alle landene samtidig gjennom Simployer sin direktesendte klasseromsopplæring.

I kraft av sin stilling som kommunikasjonssjef, besøkte Cornelia de fleste lokasjoner, og gjennomførte videomøter for å fortelle om Workplace from Meta og hva verktøyet kunne bety for Simployer-gruppen. Medlemmene av prosjektgruppen inspirerte sine avdelinger og hjalp til med å overbevise om at Workplace ville revolusjonere måten de samarbeidet på.

Det er vanskelig å forestille seg et liv uten Workplace nå.
Hvordan klarte vi i det hele tatt å kommunisere internt før?
Cornelia Bjørke-Hill, Kommunikasjonssjef i Simployer-gruppen

Intern spørreundersøkelse

Seks uker før lansering av Workplace from Meta, gjennomførte Simployer en spørreundersøkelse internt. Denne skulle finne ut hvilke utfordringer de ansatte hadde når de kommuniserte med kolleger som ikke satt i nærheten. I tillegg ble det undersøkt hvor godt de ansatte kjente selskapets forretningsstrategi.

Resultatene fra undersøkelsen før lansering:

• Det kan være vanskelig å finne den rette personen å snakke med
• Tidkrevende å vente på e-post
• Felles e-postmeldinger forsvinner blant alle meldingene i løpet av dagen, og viktig informasjon når ikke ut til alle
• 3 separate intranett som ikke samsvarer
• De ansatte kjente til forretningsstrategien, men bare en håndfull hadde den under huden

Den samme spørreundersøkelsen ble gjentatt tre måneder etter lanseringen. Resultatene fra undersøkelsen kunne vise til fantastiske endringer:

• Lettere å få raske svar. Å skrive et innlegg i en gruppe gir alle muligheten til å bidra
• E-postkorrespondansen er synlig redusert
• Bedre informasjonsflyt mellom land, avdelinger og personer
• De ansatte bekrefter at de har mer kunnskap om forretningsstrategien
• Lettere å spre og dele vellykkede historier, informasjon, presentasjoner og tilsvarende i hele organisasjonen
• Mer synlig tilstedeværelse av ledere
• En mer sammensveiset organisasjon

Utarbeidelse av grupper i Workplace from Meta

Erfaringsmessig har et solid stykke arbeid med gruppestruktur i Workplace i forkant av en lansering, vært avgjørende for hvordan organisasjonen har tatt imot verktøyet. Med god hjelp fra Cloudworks og med fokus på resultatene fra forundersøkelsen, gikk mesteparten av tiden til prosjektgruppen med til dette. I de ulike gruppene ble det også forberedt relevant innhold, samt retningslinjer for kommunikasjon og bruk av verktøyet. Simployer har i ettertid også laget en oversikt over hvilke grupper man MÅ være med i som ansatt, hvilke man burde være med i, og hva som er helt opp til den enkelte.

Opplæring av nøkkelpersoner og ledelsen

I fem uker lærte ambassadørene seg så mye som mulig om Workplace from Meta, og ledergruppen under ledelse av administrerende direktør, lekte seg med verktøyet og ble kjent med hvordan de kunne bruke det på best mulig måte. Dermed hadde Simployer en veldig stabil gruppe med eksperter da de lanserte sin nye interne samhandlings- og kommunikasjonsplattform.

Utarbeidelse av kommunikasjonsmateriell