Hopp til innhold
Hvordan-sikret-Infotjenester-en-vellykket-lansering

Hvordan sikret Simployer en vellykket lansering av Workplace from Facebook?

Etter kun ni uker fra sitt første fysiske møte med implementeringspartner Cloudworks, gjennomførte Simployer-gruppen en særdeles vellykket lansering av Workplace from Facebook – tre selskaper samtidig på fem lokasjoner og i tre land!

Åse Helene Rogne-Hansen

Vi tok en prat med kommunikasjonssjef Cornelia Bjørke-Hill for å få et nærmere innblikk i prosessen.

Simployer-gruppen

Workplace post av en entusiastisk Cornelia Bjørke-Hill med kollega Knut Arild Vold. Den rødefpilen peker mot administrerende direktør Thorfinn Hansen som holder sin første live sending via Workplace from Facebook.

Simployer-gruppen er et ledende teknologi- og kompetanseselskap innen HR og økonomi. Deres mål er å bistå sine kunder med å skape gode arbeidsplasser og legge til rette for at organisasjoner presterer bedre. Simployer står blant annet bak Simployer HRM system. De har rundt 250 ansatte, og er lokalisert i Sarpsborg, Kristiansund, Gøteborg, Stockholm og Gdansk.

Cornelia Bjørke-Hill er kommunikasjonssjef i Simployer-gruppen, og var initiativtaker for å implementere Workplace from Facebook i organisasjonen. Cloudworks ble valgt som partner for å sikre en god teknisk og organisatorisk implementering. Sammen med prosjektgruppen og Cornelia som en sterk pådriver internt i organisasjonen, ble lanseringen av Workplace from Facebook en suksess.

Gode tilbakemeldinger fra organisasjonen i sin helhet gjennom hele prosessen, og en adopsjonsrate på hele 97%, kommer dog ikke av seg selv. Det krever dyktige samarbeidspartnere, mye planlegging, hardt arbeid og en stor porsjon entusiasme i tillegg til godt humør!

Single-Sign On fra Okta ble løsningen

Simployer-gruppen hadde mange tekniske hindringer da de var midt i å slå sammen tre selskaper på tidspunktet for implementeringen av Workplace from Facebook. Det betydde mye kommunikasjon og oppfølging mellom land, avdelinger og selskaper. Arbeidet med å fusjonere de tre selskapene inn i samme Active Directory, ble presset hardt frem av Workplace prosjektgruppen da de ikke var villige til å implementere Workplace from Facebook uten Single Sign-On (SSO). Dette fordi en god brukeropplevelse er avgjørende ved innføring av en ny tjeneste, og en SSO-løsning sikrer en brukervennlig autentisering. Siden en prosess med å fusjonere selskapenes tre Active Directory både er omfattende og tidkrevende, var anbefalingen til Cloudworks å integrere Workplace med Okta sin SSO-løsning. Simployer valgte å gå for anbefalingen, og Cloudworks integrerte deretter de tre domenene inn i Okta.

Kommunikasjon var nøkkelen

Cornelia forteller at de hadde som mål at implementasjonen skulle bli den beste som noen gang hadde blitt gjennomført i Simployer. Kommunikasjon var nøkkelen for å få det til.

Fra hver lokasjon, land og avdeling ble det valgt rundt 50 ansatte som skulle fungere som ambassadører for Workplace from Facebook. De ble opplært til å kunne verktøyet ekstra godt i forkant av lanseringen, og skulle være en positiv forsterkning internt for å sørge for at verktøyet ble godt mottatt. Grunnen til at Simployer valgte så mange, var for å sikre at alle hadde noen de kjente personlig for at det skulle bli enklere å kunne stille eventuelle spørsmål. Cloudworks gjennomførte opplæringen for alle landene samtidig gjennom Simployer sin direktesendte klasseromsopplæring.

I kraft av sin stilling som kommunikasjonssjef, besøkte Cornelia de fleste lokasjoner, og gjennomførte videomøter for å fortelle om Workplace from Facebook og hva verktøyet kunne bety for Simployer-gruppen. Medlemmene av prosjektgruppen inspirerte sine avdelinger og hjalp til med å overbevise om at Workplace ville revolusjonere måten de samarbeidet på.

Det er vanskelig å forestille seg et liv uten Workplace nå.
Hvordan klarte vi i det hele tatt å kommunisere internt før?
Cornelia Bjørke-Hill, Kommunikasjonssjef i Simployer-gruppen

Intern spørreundersøkelse

Seks uker før lansering av Workplace from Facebook, gjennomførte Simployer en spørreundersøkelse internt. Denne skulle finne ut hvilke utfordringer de ansatte hadde når de kommuniserte med kolleger som ikke satt i nærheten. I tillegg ble det undersøkt hvor godt de ansatte kjente selskapets forretningsstrategi.

Resultatene fra undersøkelsen før lansering:

  • Det kan være vanskelig å finne den rette personen å snakke med
  • Tidkrevende å vente på e-post
  • Felles e-postmeldinger forsvinner blant alle meldingene i løpet av dagen, og viktig informasjon når ikke ut til alle
  • 3 separate intranett som ikke samsvarer
  • De ansatte kjente til forretningsstrategien, men bare en håndfull hadde den under huden

Den samme spørreundersøkelsen ble gjentatt tre måneder etter lanseringen. Resultatene fra undersøkelsen kunne vise til fantastiske endringer:

  • Lettere å få raske svar. Å skrive et innlegg i en gruppe gir alle muligheten til å bidra
  • E-postkorrespondansen er synlig redusert
  • Bedre informasjonsflyt mellom land, avdelinger og personer
  • De ansatte bekrefter at de har mer kunnskap om forretningsstrategien
  • Lettere å spre og dele vellykkede historier, informasjon, presentasjoner og tilsvarende i hele organisasjonen
  • Mer synlig tilstedeværelse av ledere
  • En mer sammensveiset organisasjon

Utarbeidelse av grupper i Workplace from Facebook

Erfaringsmessig har et solid stykke arbeid med gruppestruktur i Workplace i forkant av en lansering, vært avgjørende for hvordan organisasjonen har tatt imot verktøyet. Med god hjelp fra Cloudworks og med fokus på resultatene fra forundersøkelsen, gikk mesteparten av tiden til prosjektgruppen med til dette. I de ulike gruppene ble det også forberedt relevant innhold, samt retningslinjer for kommunikasjon og bruk av verktøyet. Simployer har i ettertid også laget en oversikt over hvilke grupper man MÅ være med i som ansatt, hvilke man burde være med i, og hva som er helt opp til den enkelte.

Opplæring av nøkkelpersoner og ledelsen

I fem uker lærte ambassadørene seg så mye som mulig om Workplace from Facebook, og ledergruppen under ledelse av administrerende direktør, lekte seg med verktøyet og ble kjent med hvordan de kunne bruke det på best mulig måte. Dermed hadde Simployer en veldig stabil gruppe med eksperter da de lanserte sin nye interne samhandlings- og kommunikasjonsplattform.

Utarbeidelse av kommunikasjonsmateriell

Kommunikasjon på lanseringsdagen

Cloudworks utarbeidet kommunikasjonsmateriell som Simployer tilpasset til sitt bruk. Dette inkluderte blant annet at det hang tettpakket med plakater om Workplace from Facebook i bygningene på alle de fem lokasjonene til Simployer i dagene før lansering. Disse var informative og bygget opp forventningene. Det var plakater på alle toaletter, møterom, videokonferanserom og printer- og kopirom, samt på hver stolpe, glassdør og til og med på alle kaffemaskinene.

Ta deg en bolle!

Kvelden før lansering ble det lagt en flyer på alle kontorplassene etter at alle hadde gått for dagen. Flyeren spilte på ironi og sa at alle ansatte skulle registrere seg og ta seg en bolle. På hovedkontoret i Norge ble det kjøpt inn massevis av boller som raskt ble spist opp, og antall personer som meldte seg på var over all forventning! Da alle boller hadde blitt spist opp den dagen, hadde 89% registrert seg. En uke senere var tallet oppe i 97% registrerte. De resterende tre prosentene utgjør sykefravær, barselpermisjon og andre legitime grunner. Cornelia har fått overveldende gode tilbakemeldinger fra de aller fleste kollegaene på verktøyet.

Øverste leder som ivrig ambassadør

Administrerende direktør Thorfinn Hansen gjennomfører allmøtet på Workplace for første gang

Administrerende direktør Thorfinn Hansen holdt sitt første allmøte mindre enn én uke fra lanseringsdato, og det ble en stor suksess. Han nådde entusiastisk ut til alle de ansatte på Simployer sine fem lokasjoner i tre land. Grunntanken bak Workplace from Facebook om «working out loud» var allerede kommet til sin rett i organisasjonen.

Thorfinn Hansen har også en egen gruppe på Workplace hvor han når ut til alle de ansatte, og veien blir kort til han. «Thorfinns corner» er navnet på gruppen, og her deler han sine tanker om selskapenes status, deler relevante lenker og svarer på eventuelle spørsmål.

Optimalisering av Workplace from Facebook

Simployer følger kontinuerlig opp aktivitetene i gruppene, samt veileder internt for best mulig bruk av plattformen. Cornelia nevner at hun flere ganger om dagen er aktiv med å spørre: «Kunne dette blitt kommunisert på Workplace? Neste gang kunne dette kanskje vært en gruppechat? Tror du denne gruppen kunne vært bedre å bruke for å nå de du ønsker?»

– Det vil alltid være noen som ikke omfavner en ny løsning med en gang. Jeg er overbevist om at det krever konsekvent bruk over tid for at Workplace from Facebook skal bli brukt riktig i organisasjonen. Det er forståelig at noen trenger mer tid for å modnes enn andre, men vi har fått en ekstremt god start, sier Cornelia Bjørke-Hill avslutningsvis.

Samarbeidet med Cloudworks har vært svært godt. Tett oppfølging og tydelig ansvarsfordeling var avklart fra starten, og vi fant raskt tonen som igjen ledet til en vellykket lansering.

Cornelia Bjørke-Hill, Kommunikasjonssjef Simployer-gruppen

Del artikkel:

Scroll til toppen