Hopp til innhold
Foto: Kartlegging i regn. Fra vegetasjonskartlegging i Husfjorden på Sørøya i Hammerfest kommune, sommeren 2011. Personen på bildet er Per K. Bjørklund.

En ny måte å kommunisere på i NIBIO

I en organisasjon med mange lokasjoner, kan det være vanskelig å vite hvor man skal henvende seg for å få svar. Det var et av hovedfunnene Norsk institutt for bioøkonomi (NIBIO) også gjorde seg etter de utførte en undersøkelse internt. Å finne ansatte er en av de viktigste oppgavene som bør løses med et internt kommunikasjonsverktøy. Alt fra kontaktinformasjon til hvem som jobber innenfor sentrale områder som HR, IT og lønn.

Thea Angelo

Norsk institutt for bioøkonomi (NIBIO)

NIBIO forsker og leverer kunnskap om mat- og planteproduksjon, miljø, kart, arealbruk, gen-ressurser, skog, foretaks-, nærings- og samfunnsøkonomi. De er lokalisert på 15 plasser rundt om i landet, og er ca 700 ansatte.

Behov for et godt internt kommunikasjonsverktøy

Andre tilbakemeldinger fra den interne undersøkelsen til NIBIO, var ønsket om mer informasjon fra ledelsen, samt kunnskapsdeling på tvers av organisasjonen.

En naturlig følge av en sammenslåing de gjennomførte i 2015, var målet om å bli bedre kjent på tvers av lokasjoner og avdelinger. I likhet med mange andre organisasjoner, var det også viktig å få tilgang til informasjonen fra mobilen.

Morten Günther og Camilla Baumann fra NIBIO i midten. Cathrine Wilhelmsen på venstre side og Maria Carlsson på høyre side fra Cloudworks.

Løsningen ble Workplace from Facebook

NIBIO valgte å gå for Workplace from Facebook som sitt interne kommunikasjonsverktøy, og Cloudworks bisto med implementeringen.

Teknisk arkitektur ble satt opp for å sikre at IT-løsningene snakker sammen, og for en sømløs opplevelse for ansatte når de logger seg på.

Ved innføring av nye måter å jobbe på er god kommunikasjon nødvendig. Endringsledere hos Cloudworks utarbeidet kommunikasjonsplan og markedsmateriell, og sammen med den lokale prosjektgruppen ble dette tatt videre ut i organisasjonen.

Riktig informasjon til riktig bruker

Hos en læringsorganisasjon som NIBIO er det avgjørende med en god gruppestruktur. Riktig informasjon skal ut til riktig bruker, og det er viktig at de ansatte ikke roter seg bort blant alle gruppene. En god navnestandard har løst mye av utfordringene, og lagt til rette for kompetansedeling på tvers av faggrupper.

Gjennom egen opplæring og inspirasjon for ledere ble de motiverte til å ta i bruk verktøyet. De som ikke hadde mulighet til å delta på opplæringen, hadde mulighet til å se opptak av opplæringen på egen hånd på Workplace.

98,4% adopsjonsrate allerede første måneden

To måneder etter oppstart med prosjektgruppen ble Workplace lansert til de 700 ansatte i NIBIO på alle lokasjonene rundt om i Norge. Verktøyet ble en suksess med en adopsjonsrate på 98,4% allerede første måned etter lansering!

Da vi bestemte oss for å ta i bruk Workplace i NIBIO hadde vi tre mål for øyet: effektiv formidling av informasjon og nyheter, større åpenhet og bedre delingskultur på tvers i organisasjonen. Allerede etter en måneds bruk ser det ut til at Workplace virker slik vi håpet. Det ser også ut til at det er lettere for de ansatte å holde seg oppdatert. Som forventet har Workplace blitt møtt med både jubel og skepsis. Vi er spente på fortsettelsen og håper på enda større overvekt av jubel etter hvert.

Morten Günther, Kommunikasjonsrådgiver

 

Artikkelens hovedbilde: Kartlegging i regn. Fra vegetasjonskartlegging i Husfjorden på Sørøya i Hammerfest kommune, sommeren 2011. Personen på bildet er Per K. Bjørklund.

Del artikkel:

Scroll til toppen